domenica 27 maggio 2012

Organizzazione cosa vuol dire davvero ?



ORGANIZZAZIONE - Cosa vuol dire davvero?

Ti sei mai chiesto: "Ma perché non fanno quello che dovrebbero? 

Cosa c'è alla base della maggior parte degli inadempimenti 

da parte del mio personale?"

Quante volte ti sei fatto la domanda: "ma è possibile che non ci riesca... gliel'ho spiegato e rispiegato eppure... 
non fa quanto abbiamo stabilito!" e sei quindi arrivato alla conclusione che un tuo collaboratore non è valido, 
non ha voglia, è un incapace e un lavativo?
Non mentire...  so che tante volte questa esclamazione ti è passata per la mente. E non faccio eccezione 
nemmeno io che scrivo, che dovrei conoscere piuttosto bene alcuni dati! In realtà, però, solo un 10/20% 
delle persone sono effettivamente così negative e menefreghiste. La maggior parte dei nostri collaboratori 
sono invece volenterosi e desiderosi di fare qualcosa di utile e di fatto bene ma... a volte non riescono. Perché?
Ebbene, esiste un punto veramente di base che viene troppe volte sottovalutato o completamente ignorato n
ella formazione e nell'affiancamento di una persona. Parliamo di qualcosa che ha a che vedere con lo studio. 
In che senso?
Facciamo un esempio: diciamo che oggi assumo un nuovo addetto amministrativo che dovrà occuparsi 
della gestione del credito. Diamo ovviamente per scontato che, siccome ha fatto le giuste scuole, siccome 
è laureato con alti voti e teoricamente conosce il mestiere, sia perfettamente in grado di svolgerlo, 
ed in effetti dovrebbe essere così. Eppure a volte non è così. Potremmo affrontare vari punti per 
risolvere la questione, e certamente il fatto di volersi effettivamente prendere responsabilità del 
ruolo che gli è stato affidato è il primo. Nessuno ottiene risultati su qualcosa quando non ha 
deciso effettivamente di farlo e di prendersene cura.
Ma oggi voglio andare ad esaminare un fattore che è ancora più alla base e fa sì che la persona possa 
anche decidere di non prendersene responsabilità. Parliamo dell'oltrepassare, durante lo studio di una
qualche materia, parole o concetti mal compresi. Questo fa cessare la comprensione del soggetto. Incredibile?
Facciamo un esempio: una segretaria legge l'ordine: "porta i documenti a Mario e lasciagli anche i menabò.
Dopo riportameli approvati così cominciamo a lavorare". Diciamo che la segretaria non è proprio una grafica
e non sa che il menabò è uno schema di lavoro di un progetto grafico con le indicazioni di dove inserire
immagini e come comporre i testi, e non si preoccupa di scoprire cosa sia. Leggendo l'ordine si ricorderà
solo di portare i documenti a Mario e non resterà impresso nella sua mente il fatto di riportare il tutto con
le decisione prese, così da poter cominciare a lavorare. Anzi, si sentirà intontita e irritata e dimenticherà
di farlo! Perché? Perché quando una persona incontra una parola mal compresa smette di comprendere 
ciò che segue o non ne diventa consapevole. È come se si creasse un "buco" nella sua testa subito dopo
quelle parole! , un momento di vero e proprio vuoto.
Fai la prova, leggi qualunque cosa e guarda cosa succede a ciò che viene riportato dopo una parola che 
non ti è del tutto chiara... ricordi anche quando studiavi? Stessa cosa.. materie conosciute come il 
formaggio gruviera, parti si e parti del tutto buie...
Ora, esiste un tipo di mal comprensione specifica che addirittura blocca un ciclo d'azione. La si può 
chiamare mal comprensione distruttiva, ed è la causa più comune di un prodotto inaccettabile o 
dell'assenza di risultati da parte di un collaboratore. La persona, dopo questa parola, letteralmente 
si blocca, non riesce più a studiare o a mettere in pratica i dati (e ricordati che nel nostro caso studiare 
è anche la formazione che gli viene fatta), è ferma nel fare le azioni che dovrebbe fare e sembra 
davvero non apprendere. Ora, cosa ancor più importante, non sempre questo tipo di parole sono 
parole complesse. A volte sono termini piuttosto semplici che si pensava di conoscere ed invece non è così!
Facciamo un esempio a livello manageriale. Si parla sempre di organizzazione e gestione. 
Ma cosa vuol dire organizzazione? Prova a darne una definizione. Bene. Ora ti do anche quella giusta.

L'organizzazione è un insieme di persone o gruppi che hanno responsabilità 
specifiche e sono uniti da uno scopo o un lavoro. Ancor meglio un'organizzazione 
è un insieme di terminali  e linee di comunicazione unite da uno scopo comune, 
dove per terminale si intende persone,  punti o posizioni che possono ricevere, 
ritrasmettere o inviare una comunicazione. Un uomo ma anche un ruolo – 
una posizione, un lavoro – può essere un terminale.
Avendo questa definizione e guardando la tua azienda di cosa ti rendi conto? Che probabilmente non
 tutti hanno chiaro lo scopo per cui esiste. A volte lo si tiene riservato o addirittura non lo si ha più 
tanto chiaro... uno dei punti principali che affrontiamo con l'imprenditore nel lavoro che facciamo è 
proprio quello di formulare correttamente lo scopo – la mission – per cui l'azienda esiste e per cui è 
di valore il fatto che si espanda.
Molto probabilmente ti renderai anche conto che le persone non sono dei punti di ritrasmissione 
all'interno dell'azienda ma dei punti in cui gli elementi che dovrebbero fluire in azienda si bloccano 
o si impantanano.
Facciamo un esempio per renderla più chiara: diciamo di avere un'azienda che si occupa di caldaie,
 il loro lavoro è vendere e aggiustare caldaie. Arriva una chiamata e la segretaria, che dovrebbe 
essere parzialmente formata su di un primo intervento telefonico, risponde al telefono e prende 
le informazioni. Poi il tecnico, con i dati ricevuti, va dal cliente e pensa di fare un certo lavoro ma 
si trova a doverne fare uno diverso da quello che si aspettava. Normale no? No!
Ma cosa ha causato questo "piccolo inconveniente"? Uno flusso aziendale a livello di prodotto bloccato.
 Il nostro tecnico dovrà tornare dal cliente, il lavoro non verrà portato immediatamente a buon fine e il 
cliente non sarà assolutamente soddisfatto. Inoltre non si riesce a far fronte velocemente a tutte le 
richieste perché tutti i tecnici sono sempre impegnati... eppure non guadagni a sufficienza.
Cosa è successo? La signorina al telefono non ha preso la chiamata in modo corretto e così quel
 flusso che doveva passare da lei come informazioni complete raccolte dal cliente e trasferite al 
tecnico si è bloccato, tornato indietro, si deve rifare e si perde tempo... e soldi. Ma se non hai 
chiara la definizione di organizzazione sei in grado di vedere semplicemente il motivo di questo 
disservizio? O finisci col pensare che la signorina non ha voglia di lavorare, tu non sei un buon 
manager, i clienti non si sanno spiegare bene al telefono (verissimo, ma è per quello che esisti) 
e decidi di selezionare altri tecnici perché non riesci a fare tutto, o magari altre receptionist?
Sistemando invece quel punto, con un po' di formazione corretta, il flusso tornerebbe a fluire, 
i vostri tecnici farebbero subito il lavoro, i clienti sarebbero contenti e... beh, il resto lo sai!
Troppo semplice? Forse, ma prova a fare una piccola analisi e vedrai che spesso sono proprio 
le cose semplici a mancare...!!!
Ti lascio con questo "facile esercizio"...
Manuela Baccari
responsabile marketing
Basato sulle opere di L. Ron Hubbard
©  2012 Domino s.r.l. Tutti i diritti riservati. 


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Il successo del mese

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Mi è piaciuto molto il livello elevato di concetti espresso ad un livello estremamente semplice e pratico.
Mi ha permesso di apprendere per ogni concetto il suo ambito di applicazione pratico e quindi 
di percepire fin da subito il beneficio che trarrò dall'applicazione. 
E di conseguenza ho recepito una grande spinta ad applicare...
Daiana Iosa
Iosa Carlo srl 
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